システム企画（導入ステップ②）～要件定義書作成
コラム第２２回：導入ステップ②～要件定義書作成
ITシステム導入の2番目は「要件定義書の作成」です。自社で開発する場合でも、外部のシステムベンダーに依頼する場合でも、この手の書類を作成します。
要件定義書とＲＦＰ
システムベンダーに、「どんなＩＴシステムが欲しいか」を示す書類は、「要件定義書」、「提案要望書」のように様々な呼び名があります。ここ最近は、ＲＦＰ(Request For Proposal)という呼び名が一般的に普及しつつあります。
このコラムでは、自社のシステムを自前で開発する『手作り派』も対象にしているため、要件定義書という呼称を利用していますが、内容の本質はどれも同じものです。
記載すべき内容
どういったシステムを望んでいるのかを明確に示すのが要件定義書です。ここでは、外部システムベンダーに検討を依頼する場合の要件定義書に必要な記載事項をご紹介します。
①会社概要
会社の概要を記載します。記載する内容は、主要取扱製品、主要取引先、売上高、従業員数、本社・支店・営業所・工場などの所在地、社内組織などです。
②システム導入の目的
システム導入の狙いは何か、どういった事につなげたいのかを明確に示します。この部分が明確になっていないと、システムを導入すること自体が目的になりかねません。
③要件定義内容
システム導入の目的を達成するため、システムにどのような機能を必要としているのかを明示します。欲しい機能を記述するほか、業務フローの中でどう活かしていくのかも検討します。
④現行システムの説明
既にシステムを導入している場合は、それはどのようなシステムなのか、どの部署がどのように利用しているのかなどの概要を記載します。現行システムの説明資料も準備することも必要です。また、旧来のシステムは、導入するシステムと置き換えるのか、それとも連携して利用していくのかも明示します。
⑤データ量調査
実際に取り扱う予定のデータ量を見積もり、処理する能力がどの程度必要なのかを記述します。各種マスター類の内容と処理数のほか、処理される伝票の枚数は、どの時期にどのくらいの量があるかを明示します。
⑥希望スケジュール
いつ稼働を開始させたいかを明示します。また、どういった段階を踏んで導入したいかも示します。
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